Alasvetovalikko (pudotusvalikko) on hyödyllinen silloin, kun haluat määritellä tarkalleen mitä arvoja käyttäjä voi syöttää excel-soluun. Alasvetovalikon toteuttaminen on onneksi helppoa ja nopeaa noudattamalla tässä artikkelissa annettuja ohjeita. Tässä artikkelissa rakennamme alasvetovalikon, josta käyttäjä voi valita solun arvoksi yhden kolmesta Suomalaisesta kaupungista.
1. Kirjoita alasvetovalikon sisältö excel soluihin
Ensimmäiseksi tulee määritellä, mitä vaihtoehtoja haluat sisällyttää alasvetovalikkoon. Vaihtoehdot voivat olla numeroita, sanoja tai ihan minkä tahansa tyyppisiä arvoja mitä olet tottunut käyttämään excelissä. Esimerkin vuoksi, sanotaan että haluamme alavetovalikkoon kolmen Suomalaisen kaupungin nimet: Helsinki, Oulu ja Tampere. Kirjoita näiden kolmen kaupungin nimet vierekkäisiin soluihin excelissä.
Kuten ylläolevassa kuvassa näkyy, kolmen kaupungin nimet on nyt kirjoitettu “D” sarakkeeseen vierekkäin excelin ensimmäiselle välilehdelle. Kaupunkien nimet voisivat olla myös kokonaan omalla välilehdellään (esim. välilehdellä 2), jos haluaisimme esimerkiksi piilottaa ne käyttäjän näkyvistä.
2. Klikkaa “Data” valikkoa
Seuraavaksi lisätään alasvetovalikko, josta käyttäjä voi valita yhden kolmesta nimetystä kaupungista. Klikkaa solua johon haluat lisätä alavetovalikon (“A1”), ja klikkaa sen jälkeen “Data” nimistä valikkoa ylhäällä.
3. Klikkaa “Data Validation”
“Data” sivulla näet “Data Validation” nimisen painikkeen oikealla. Klikkaa sitä.
4. Valitse “List” alasvetovalikosta
Painaessasi “Data validation” avautuu uusi ikkuna. Tässä uudessa ikkunassa voimme nyt määritellä mitä arvoja alasvetovalikkomme sallii. Uudessa ikkunassa näet “Settings” välilehdellä alasvetovalikon, jossa lukee tällä hetkellä “Any value”. Klikkaa tätä ja valitse sen sijaan “List”.
5. Valitse kirjoittamasi alasvetovalikon sisältö
Kun olet valinnut “List” vaihtoehdon, alle ilmestyy “Source” niminen syöttökenttä. Tähän syöttökenttään valitaan nyt ne arvot, jotka tulevat näkyviin lopullisessa alasvetovalikossamme. Klikkaa “Source” alla olevaa syöttökenttää tai sen oikeassa reunassa olevaa nuolta, maalaa kolmen kaupungin nimet “D” sarakkeesta, ja klikkaa tämän jälkeen “OK”.
6. Alasvetovalikon käyttäminen
Onnittelut! Jos olet noudattanut vaiheiden 1. – 5. ohjeita, olet onnistuneesti luonut soluun “A1” toimivan alasvetovalikon. Voit kokeilla alasvetovalikon toimivuutta klikkaamalla “A1” solun oikeaan reunaan ilmestynyttä valikkonuolta.
Sinulle aukeaa alasvetovalikko, josta voit valita yhden kolmesta vaihtoehdosta (kaupungista) klikkaamalla.
Alasvetovalikko on siitä kätevä että se automaattisesti estää väärän tyyppisten arvojen syöttämisen soluun. Esimerkiksi, yritetään kirjoittaa manuaalisesti “A1” soluun “Banaani” – joka ei selvästikään ole mikään alasvetovalikon sallimista vaihtoehdoista (kaupungeista). Painaessamme tämän jälkeen enter painiketta tai yrittäessämme jollain toisella tavalla siirtyä solusta pois, avautuu meille varoitusikkuna.
Excel huomasi, että yritimme syöttää alasvetovalikkosoluun arvon, joka ei kuulu määrittelemäämme listaan sallituista arvoista (Helsinki, Oulu, Tampere). Päästäksesi pois, klikkaa “Cancel” nappia, jolloin alasvetovalikkosoluun palautuu edellinen arvo.
7. Uuden arvon lisääminen valikkoon
Alasvetovalikkoon voi lisätä uusia arvoja muokkaamalla listaa arvoista, jotka syötimme sille “Data Validation” ikkunaan. Jos esimerkiksi haluamme jälkikäteen lisätä kaupungin “Espoo” alasvetovalikkoon, voimme täydentää kaupunkilistaa “D” sarakkeessa kirjoittamalla sinne “Espoo”. Tämän jälkeen voit samaan tapaan kuin ennenkin noudattaa vaiheita 2. – 5. saadaksesi myös Espoon mukaan alasvetovalikkoosi.
Monesti voit kuitenkin haluta mahdollistaa helposti uusien vaihtoehtojen lisäämisen ja poistamisen alasvetovalikkostasi. Tämä onnistuu helposti seuraavalla kikalla. Sen sijaan että valitset “D” sarakkeesta vain ne kaupungit jotka on määritelty, voitkin valita myös alla olevia tyhjiä rivejä mukaan alavetovalikkoon.
8. Uusien arvojen dynaaminen lisääminen ja poistaminen
Tässä yksinkertaisessa esimerkissä lisäsimme alasvetovalikon ja listan sen sisältämistä arvoista samalle välilehdelle. Tämä toimi hyvin demonstraatiomielessä, mutta suosituksemme on aina lisätä lista alasvetovalikon arvoista omalle välilehdelleen.
Tähän on montakin syytä. Voimme esimerkiksi haluta piilottaa listan käyttäjiltä, joiden emme halua mennä muokkaamaan listaa. Toinen – ja usein se tärkeämpi – syy on se, että haluamme mahdollistaa uusien arvojen lisäämisen ja poistamisen helpoksi niille, joiden on tarkoitus päivittää ja ylläpitää listaa.
Näytän seuraavaksi miten tämä käytännössä tapahtuu. Kuvitellaan esimerkkitilanne, jossa haluan että alasvetovalikon ylläpitäjä pystyy dynaamisesti lisäämään ja poistamaan uusia Suomalaisia kaupunkeja listasta. Esimerkki on muuten sama kuin aiempi, paitsi nyt olen lisännyt listan kaupungeista toiselle välilehdelle.
Aloita tekemällä vaiheet 1.-6. uudestaan siten, että vaiheessa 1. kirjoita alasvetovalikon sisältö toiselle välilehdelle.
Klikkaa rivin kolme rivinumeroa vasemmassa reunassa hiiren oikealla näppäimellä ja klikkaa “Insert” avautuvasta valikosta.
Nyt kirjoittamaasi listaan on ilmestynyt uusi tyhjä rivi viimeisen rivin yläpuolelle. Kirjoita tähän tyhjään riviin uuden kaupungin nimi. Vaikka “Espoo”.
Lisäämäsi uusi arvo (Espoo) tulee nyt automaattisesti lisätyksi ensimmäisen välilehden alasvetovalikkoon. Voit tarkistaa tämän siirtymällä ensimmäiselle välilehdelle ja klikkaamalla alasvetovalikon auki solun valikkonuolesta.
Kuten näemme, Espoo on ilmestynyt vaihtoehtojemme joukkoon. Mahtavaa! Jos haluaisimme sittenkin poistaa vaihtoehdon “Oulu” alasvetovalikostamme, voimme tehdä sen yhtä helposti toisella välilehdellä. Siirry toiselle välilehdelle ja klikkaa poistettavan rivin rivinumeroa vasemmassa reunassa hiiren oikealla näppäimellä. Tällä kertaa paina “Delete” avautuvasta valikosta.
Rivi katoaa, ja samalla ensimmäisellä välilehdellä oleva alasvetovalikko päivittyy samantien. Voimme taas tarkistaa tämän siirtymällä ensimmäiselle välilehdelle ja avaamalla valikon.
Ajatuksia
Alasvetovalikot ovat excelin yksiä kätevimpiä ominaisuuksia. On monia tilanteita, joissa käyttäjän syöttämiä arvoja halutaan rajoittaa. Esimerkiksi kun syötettävää arvoa käytetään jonkin skenaarion muodostamiseen tai toisen arvon hakemiseen taulukosta.
Käyttämämme kaupunkiesimerkki on erittäin yksinkertainen, mutta samat periaatteet pätevät minkä tahansa muunkin tyyppisen alasvetovalikon tekemiseen. Alasvetovalikon ei ole pakko sisältää tekstiä, vaan se voi koostua myös esimerkiksi numeroista tai päivämääristä.
Alasvetovalikko vähentää käyttäjien tekemiä kirjoitusvirheitä syöttökentissä ja tekee siten excel ohjelmista luotettavampia ja helppokäyttöisempiä, kun käyttäjä näkee suoraan mitä arvoja hänen kuuluu mihinkin kenttään syöttää.