Nodesk

Excel – Datan visualisointi kaavioilla, kuvaajilla ja diagrammeilla

Kaaviot, kuvaajat ja diagrammit ovat oivallisia tapoja datan visualisointiin. Niiden tarkoitus onkin saattaa esimerkiksi taulukko- tai tilastodataa helpommin ymmärrettävään muotoon. Niistä voi parhaimmillaan käydä vilkaisulla ilmi monia asioita, kuten ajan kuluessa havaittavia trendejä tai erilaisten luokkien välisiä suhteita. Huonoimmillaan kaaviot ja kuvaajat voivat kuitenkin olla vaikeaselkoisia, tulkinnanvaraisia tai harhaan johtavia.

Jonkun täytyy siis jäsennellä data sopivaan muotoon, ja piirtää tämän pohjalta kyseiselle datalle sopiva kaavio. Mitä datalla halutaan kertoa / mitä siitä pyritään näkemään sekä datan tyyppi määrittävät sopivan esitystavan. Oletko sinä valmis tähän urakkaan?

Excel on oivallinen työkalu juurikin tähän tarkoitukseen. Excelillä saat helposti näppeihisi tehokkaat työkalut sekä datan käsittelyyn, että sen visualisointiin samassa paketissa.

Tässä artikkelissa käyn läpi tyypillisimpien kaavioiden luonnin ja muokkauksen Excelissä. Käyn myös läpi vinkkejä ja yleisiä hyviä käytäntöjä selkeiden kaavioiden luomiseen.

Mikä ihmeen kaavio, kuvaaja, ja diagrammi?

Arkikielessä sanoja kaavio, kuvaaja sekä diagrammi käytetään usein sekaisin tarkoittamaan käytännössä samaa asiaa. Eri termeistä ei siis kannata hämääntyä.

Pieniä vivahde-eroja sanoilla kuitenkin on. Tyypillisesti sanaa ‘kuvaaja’ käytetään, kun puhutaan käyrästä, joka kertoo miten jokin suure muuttuu jonkin toisen suureen (tai suureiden) funktiona. Jos haluat tarkastella esimerkiksi yrityksesi myynnin kehitystä jonkin aikavälin yli, on syytä piirtää tilanteesta kuvaaja, jossa y-akselille tulee myynti ja x-akselille aika. Tällöin näet kuvaajasta kätevästi yrityksesi myynnin ajan funktiona.

Sanat ‘kaavio’ ja ‘diagrammi’ tarkoittavat käytännössä samaa asiaa. Näitä sanoja käytetään visualisoinneista, joissa dataa on esimerkiksi pystytty kategorisoimaan mielekkäällä tavalla, jolloin se voidaan esittää yksinkertaisemmin ja helppolukuisemmin. Jos haluat esimerkiksi vertailla yksittäisten myyjien myyntiä viimeisen kuukauden ajalta, niin voit ensin laskea nämä numerot Excelissä ja sitten piirtää pylväsdiagrammin tai ympyräkaavion. Näistä kaavioista näet kätevästi eri myyjien myynnin suhteessa toisiinsa ja ympyräkaavion tapauksessa myös eri myyjien osuuden kokonaismyynnistä.

1. Tuo Data Exceliin

Ensimmäinen asia, joka Excelissä täytyy tehdä kaavion piirtoa varten on tietenkin datan tuonti Exceliin. Hyvällä tuurilla datasi onkin jo valmiiksi sopivassa muodossa Excel -tiedostossa. Jos data on jo Excelissä, mutta vääränlaisessa muodossa, voit käyttää kaavoja ja muita taulukkolaskentaohjelmien perustoimintoja järjestämään datan sopivalla tavalla ja/tai laskemaan siitä kiinnostavia suureita.

Jos datasi on jossain muussa muodossa, saatat joutua näkemään hieman enemmän vaivaa sen tuomiseksi Exceliin. Tässä ohje .txt ja .csv tiedostojen avaamiseen Excelissä. Erilaisia tapoja taulukoida dataa on kuitenkin monia. Googlesta löydät todennäköisesti tarvitsemasi ohjeet! Jos dataa on suhteellisen vähän, myös käsin kopiointi on mahdollista. Halutessasi voit olla myös meihin yhteydessä, autamme mielellämme!

Loin ensimmäiseksi esimerkiksi hypoteettisen yrityksen myyntidataa kahden kuukauden aikavälille. Yrityksellä on yksi tuote, jota kaikki kolme myyjää pyrkivät myymään. Yksittäisten myyjien myyntiluvut arvoin hyödyntäen Excelin kaavoja ja satunnaislukugeneraattoria. Tämän jälkeen laskin näistä kuvassa 1 näkyvät kuukausittaiset summat.

Hypoteettisen yrityksen myyntidata kahdelta kuukaudelta Excelissä
Kuva 1: Hypoteettisen yrityksen myyntidata kahdelta kuukaudelta

Tästä esimerkkidatasta piirretään seuraavassa kappaleessa viivakaavio, pylväsdiagrammi, histogrammi sekä ympyräkaavio.

Toiseksi esimerkiksi loin seuraavan datan, jossa neljä erilaista arvojoukkoa. Nimesin suureet yhdessä näistä arvojoukoista pituudeksi ja painoksi havainnollistamisen vuoksi. Arvot eivät kuitenkaan ole oikeita mittaustuloksia, vaan satunnaisgeneroituja, joskin suureiden välillä on tarkoituksella tiettyjä suhteita.

Neljä satunnaisgeneroitua arvojoukkoa Excelissä
Kuva 2: Neljä satunnaisgeneroitua arvojoukkoa

Tästä esimerkkidatasta piirretään seuraavassa kappaleessa pistekaavio.

HUOM! Itse käytän Exceliä englannin kielellä, sillä tällöin Googlaaminen on helpompaa ongelmatilanteissa. Tässä ohjeet kielen vaihtoon Excelissä. Tässä myös Excelin funktioiden nimet suomeksi ja englanniksi.

2. Valitse sopiva kaaviotyyppi, luo kaavio ja muotoile ulkoasua

Sopivan kaaviotyypin valinta riippuu aina siitä, että millaisen datan kanssa työskentelet ja mitä haluat siitä tutkia tai viestiä muille. Tässä kappaleessa käydään läpi muutaman yleisimmän kaaviotyypin otollisia käyttökohteita. Käyttökohteiden jälkeen esitellään esimerkein, miten kyseiset kaaviot luodaan Excelissä. Myös ulkoasun muotoilun tärkeimmät asiat käydään läpi.

Ulkoasun muokkaus tapahtuu eri kaaviotyypeillä hyvinkin samankaltaisesti. Siksi käyn ulkoasun muokkauksen yksityiskohtaisesti läpi vain ensimmäisessä pistekaavio -esimerkissä. Tämä esimerkki kannattaa siis lukea läpi, vaikka käyttäisitkin jotain muuta kaaviotyyppiä.

Piste- ja viivakaavio

Piste- ja viivakaavio saattavat nopealta vilkaisulta näyttää visuaalisesti hyvinkin samalta, etenkin jos pistekaavioon lisää pisteiden välille yhdistäviä viivoja. Näillä on kuitenkin erilaiset käyttötarkoitukset ja niitä tulkitaan eri tavoin, joten ole tarkkana!

Pistekaavio

Pistekaavio (engl. scatter plot) hyödyntää pisteitä kuvaamaan kahden eri muuttujan tai suureen arvoja. Suureiden arvot voi lukea x- ja y-akselilta yksittäiselle datapisteelle. Tavallisessa pistekaaviossa yksittäisten datapisteiden järjestyksellä ei ole merkitystä. Pistekaavio on omiaan kuvaamaan visuaalisesti suureiden välisiä riippuvuussuhteita. Käytä sitä siis silloin, kun haluat tutkia tai havainnollistaa eri muuttujien välisiä riippuvuussuhteita tai korrelaatiota.

Näin luot pistekaavion Excelissä:

1. Valitse ensin ne tiedot, joiden riippuvuussuhteita haluat tarkastella. Aloitetaan tarkastelemalla pituuden ja painon välistä riippuvuutta. Valitaan niitä vastaava data Excel taulukosta painamalla hiiren vasen näppäin pohjaan tiedot sisältävän alueen jossakin kulmassa, raahaamalla hiiri tämän alueen vastakkaiseen kulmaan ja sitten vapauttamalla hiiren vasen näppäin. Tuloksen pitäisi näyttää tältä:

Pituus- ja painodata valittuna Excel taulukosta
Kuva 3: Pituus- ja painodata valittuna Excel taulukosta

2. Kun oikeat tiedot on valittu, niin etsi ‘Insert’ välilehden ‘Charts’ kohdasta ‘Scatter’, ja klikkaa ensimmäistä vaihtoehtoa tavallisen pistekaavion luomiseksi. Minun esimerkillä saa tämän näköisen tuloksen (punainen suorakulmio indikoi mistä oikeat nappulat löytyy):

Pistekaavion luonti Excelissä
Kuva 4: Pistekaavion luonti Excelissä

Nyt meillä on teoriassa jo oikea pistekaavio. Käytännössä se on kuitenkin huono monestakin syystä. Akseleita ei ole nimetty, otsikko on harhaan johtava ja pisteet sijoittuvat vain pienelle alueelle kaaviosta.

3. Muotoillaan kaavio helposti luettavaksi, intuitiiviseksi ja selkeäksi. Lisätään ensin akseleille nimet. Kun valitset kaavion aktiiviseksi elementiksi klikkaamalla sitä, oikeaan yläkulmaan ilmestyy + -merkki. Kun klikkaat sitä, avautuu kuvassa 5 näkyvä valikko. Tästä valikosta voit valita, mitä elementtejä kaaviossa näkyy. Samat asetukset löytyvät myös ‘Chart Design’ välilehdeltä (kun kaavio on valittuna aktiiviseksi elementiksi).

Kaavion akseleiden nimien lisäys Excelissä
Kuva 5: Kaavion akseleiden nimien lisäys Excelissä

Tässä tapauksessa lisäsin vain akseleiden nimet, jotka ilmestyivät kaavioon geneerisillä ‘Axis Title’ nimillä. Halutessasi voit lisätä tai poistaa muitakin elementtejä, ja viemällä hiiren valikon eri vaihtoehtojen päälle ja klikkaamalla näin ilmestyvää mustaa nuolta saat näkyviin elementteihin liittyviä lisäasetuksia.

Seuraavaksi akseleiden nimet täytyy tietenkin vaihtaa kertomaan, mitä suuretta nämä akselit oikeasti kuvaavat. Tässä tapauksessa arvoista on helppo päätellä, että x-akselille tuli automaattisesti pituus ja y-akselille paino (pituudet ovat arvojoukossani välillä 150cm – 200cm ja painot välillä 60kg – 120kg). Akseleiden nimet voi vaihtaa tuplaklikkaamalla nimeä ja kirjoittamalla tilalle haluamasi nimen. Muista laittaa yksikkö sulkuihin. Kaavion otsikko vaihdetaan samalla tavalla, joten vaihdetaan myös se järkeväksi. Kuvassa 6 on nämä asiat tehtynä, ja x-akselin nimi valittuna muokkausta varten.

Kaavion akseleiden nimen ja otsikon muokkaus Excelissä
Kuva 6: Kaavion akseleiden nimen ja otsikon muokkaus Excelissä

Jos sinun tapauksessa ei ole helppo päätellä, mitkä suureet päätyivät millekin akselille, tai haluat vaihtaa kumpi suure on kummalla akselilla, niin se onnistuu seuraavasti:

  1. Valitse kaavio aktiiviseksi elementiksi klikkaamalla sitä. Näin päädyt ‘Chart Design’ välilehdelle.
  2. Klikkaa ‘Select Data’.
  3. Valitse näin aukeavasta valikosta ‘Edit’ tekstin ‘Legend Entries (Series)’ alta.
  4. Tarkasta ja halutessasi vaihda näin aukeavasta ‘Edit Series’ valikosta, mitkä arvot tulevat x-akselille (‘Series X values:’), ja mitkä y-akselille (‘Series Y values:’).

Kuvassa 6 tämä prosessi osoitetaan kuvin.

Eri suureiden akseleiden tarkistus ja vaihto Excelissä
Kuva 7: Eri suureiden akseleiden tarkistus ja vaihto

Nyt ollaan jo loppusuoralla. Muokataan vielä akseleiden arvoalue tilanteeseen sopivaksi. Haluamme siis hyödyntää koko kaavion pinta-alan datan esittämiseen sen sijaan, että pisteet ovat keskittyneenä vain pienelle alueelle. Tämä onnistuu seuraavasti:

  1. Tuplaklikkaa kaaviota. Näin Excelin oikeaan reunaan aukeaa valikko, josta voi säätää useita eri kaavion asetuksia.
  2. Klikkaa ‘Chart Options’ -tekstin vieressä olevaa alaspäin osoittavaa nuolta, ja valitse näin aukeavasta alasvetovalikosta ‘Horizontal (Value) Axis’. Samaan valikkoon pääset myös klikkaamalla itse akselia kaaviossa.
  3. Klikkaa oikealta ylhäältä kuvaketta, jossa on kolme vierekkäistä pystypalkkia (jos viet hiiren kuvakkeen päälle, niin siihen ilmestyy teksti ‘Axis Options’).
  4. Avaa valikko nimeltä ‘Axis Options’.
  5. Säädä ‘Bounds’ -kohdasta ‘Minimum’ ja ‘Maximum’ sopiviksi.
  6. Toista kohdat 2. – 5. myös toiselle akselille valitsemalla kohdassa 2. ‘Vertical (Value) Axis’.

Kuvassa 8 kohdat 1. – 5. esiteltynä, ja kuvassa 9 nähdään lopullinen kaavio, kun molemmat akselit on säädetty sopiviksi.

Akseleiden arvoalueen säätö Excelissä
Kuva 8: Akseleiden arvoalueen säätö
Lopullinen pistekaavio
Kuva 9: Lopullinen pistekaavio

Kuvassa 9 on jo täysin kelvollinen pistekaavio. Halutessasi voit lisäksi säätää ulkoasusta sellaisia asioita, kuten värimaailmaa, ruudukkoa ja fontteja. Näin voit luoda vaikkapa PowerPoint esitykseesi visuaalisesti sopivan kaavion. Tässä muutamia vinkkejä:

Koko kaavion tyyliä voit vaihtaa valitsemalla kaavion aktiiviseksi elementiksi klikkaamalla ja sitten klikkaamalla pensselin kuvaa oikeasta yläreunasta. Täältä saat useita erilaisia tyylivaihtoehtoja nopeasti käyttöösi. Tästä esimerkki kuvassa 10. Samat vaihtoehdot löytyy myös ‘Chart Design’ -välilehdeltä, kun kaavio on valittuna aktiiviseksi elementiksi.

Kaavion tyylin muuttaminen Excelissä
Kuva 10: Kaavion tyylin muuttaminen

Jos sen sijaan haluat muokata kaavion yksittäisten elementtien värejä tai muita ominaisuuksia, niin niihin löydät asetukset samasta paikasta kuin kuvassa 8. Valitse tällä kertaa nuolen klikkauksen jälkeen (kohta 2. kuvassa 8) kaavion se alue, jota haluat muokata. Vaihtoehtoisesti voit klikata suoraan elementtiä, jota haluat muokata, kunhan sinulla on oikealla oleva valikko auki. Eri elementeille löytyy lukuisia eri asetuksia, ja en käy jokaista yksityiskohtaisesti tässä läpi. Voit kuitenkin rauhassa tutustua asetuksiin, ja kokeilla mihin mikäkin vaikuttaa.

Pistekaavion tulkinta

Eri muuttujien välisiä suhteita / korrelaatiota voi kuvata monella tavalla. Korrelaatio voi olla positiivinen tai negatiivinen, heikko tai vahva ja esimerkiksi lineaarinen tai epälineaarinen. Luon nyt kuvan 2 eri arvojoukoista samaan tyyliin pistekaaviot vertailua varten.

Monta pistekaaviota Excelissä
Kuva 11: Monta pistekaaviota

Ihmisten pituus ja paino -kaaviosta näemme, että pituuden ja painon välillä on (heikohko) positiivinen lineaarinen korrelaatio tässä datassa. Tämä käy tietysti järkeen, sillä pidemmät ihmiset ovat tyypillisesti painavampia kuin lyhyet ihmiset. x1 ja y1 -kaaviossa on sen sijaan havaittavissa vahvempi, mutta negatiivinen lineaarinen korrelaatio. x2 ja y2 -kaaviossa mitään havaittavaa korrelaatiota ei ole. x3 ja y3 kaaviossa on havaittavissa vahva epälineaarinen korrelaatio.

Pistekaavioista voi havaita muitakin asioita datasta. Niistä voi esimerkiksi havaita erilaisia ryhmiä, jos pisteet keskittyvät kahteen tai useampaan paikkaan, niin että väliin jää tyhjää. Niistä voi samoin havaita myös odottamattomia aukkoja datassa. Myös poikkeavia havaintoja voi tunnistaa pistekaaviosta tilanteissa, joissa yksittäisiä pisteitä löytyy hyvin kaukaa muista pisteistä. Tällaisia ‘outlier’:eita saattaa olla syytä tarkastella läheisemmin.

Tarkkanäköisimmät saattoivat jo aiemmin huomata, että kuvassa 4 näkyy muunlaisiakin pistekaavio vaihtoehtoja. Lisäksi vaihtoehtona ovat myös kuplakaaviot. Milloin näitä voisi käyttää?

Viivoilla yhdistetyt pistekaaviot saattavat olla järkeviä, jos pisteet ovat jossakin mielekkäässä järjestyksessä. Jos haluat esimerkiksi tarkastella kahden eri suureen keskinäistä suhdetta, ja nämä suureet kehittyvät jollakin tavalla ajassa, niin voit järjestää mittauspisteet aikajärjestykseen. Tällöin voit piirtää pistekaavion, ja lisätä siihen jokaisen pisteen kautta kulkevan viivan, joka kuvaa ajan kulkua / aikajärjestystä.

Kuplakaaviota voit käyttää, jos haluat visualisoida kahden suureen sijaan kolme suuretta. Tällöin kolmannen suureen arvoa voi kuvata kaaviossa kuplien halkaisijan avulla. Kuplan koosta on kuitenkin hankala nähdä kolmannen suureen tarkkaa arvoa. Tämä ei haittaa, jos tarkoituksena on vain vertailla eri kuplien kokoja toisiinsa. Toinen vaihtoehto on lisätä kupliin näkyviin kolmannen suureen arvo.

Viivakaavio

Viivakaavio (engl. line graph) hyödyntää viivoilla yhdistettyjä pisteitä kuvaamaan jonkin suureen (y-akselilla) muutosta toisen suureen (x-akselilla) funktiona. Pisteet kuvaavat yksittäisiä havaintoja tai mittauksia, joiden arvot luetaan pistettä vastaavasta kohdasta x- ja y-akseleilta ja yhdistävät viivat kuvaavat siirtymää pisteestä toiseen. Yksittäisten pisteiden tulee siis olla jollain mielekkäällä tavalla järjestettävissä. Tyypillisin käyttökohde viivakaaviolle onkin kuvata jonkin suureen kehitystä ajassa.

Näin luot viivakaavion Excelissä:

  1. Valitse ensin tiedot, joista haluat piirtää kaavion. Tässä esimerkissä tarkastelemme eri myyjien päivittäistä myyntiä ja yrityksen päivittäistä kokonaismyyntiä kahden kuukauden aikaväliltä (kuvan 1 data).
  2. Kun oikeat tiedot on valittu, niin navigoi ‘Insert’ -välilehdelle ja klikkaa ‘Charts’ kohdasta viivakaavion kuvaketta ja valitse ensimmäinen vaihtoehto (‘Line’), jos haluat tavallisen viivakaavion ilman merkkejä datapisteille, tai neljäs vaihtoehto (‘Line with markers’), jos haluat merkit datapisteille.

Käytä viivakaaviota ilman merkkejä datapisteille, jos arvoja on paljon tai jos arvot eivät ole tarkkoja (tällöin saattaa kannattaa käyttää virhepalkkeja). Merkkejä datapisteille kannattaa sen sijaan käyttää, jos datapisteitä on vähän. Tässä esimerkissä en käytä merkkejä, sillä datapisteitä on paljon ja ne vaikeuttaisivat kaavion tulkintaa.

Viivakaavion luonti Excelissä
Kuva 12: Viivakaavion luonti

Näin saatiinkin jo melko kelvollinen kaavio. Excel osasi automaattisesti tehdä PVM -sarakkeen tiedoista x-akselin ja lisäsi myös automaattisesti hyödylliset selitteet eri käyrille. Akseleita ei ole nimetty, mutta arvoista käy selkeästi ilmi mitä ne kuvaavat, sillä y-akselillä näkyy yksikkönä euro ja x-akselilla on selvästi päivämääriä. Tästä huolimatta hyviin tapoihin kuuluu aina nimetä akselit. Tämän lisäksi oikeastaan vain kaavion otsikko täytyy enää vaihtaa. Nämä onnistuvat samalla tavoin, kuin pistekaavio esimerkissä.

Sinulla ei välttämättä käynyt tässä kohdassa yhtä hyvä tuuri kuin minulla. Esimerkiksi akselit saattoivat mennä väärin päin, tai Excel saattoi tulkita jonkin sarakkeen datan piirrettäväksi sarjaksi, vaikka sen pitikin olla akseli. Saatat myös haluta muokata, mitä muita elementtejä kaaviossasi näkyy. Konsultoi tässä tapauksessa pistekaavio esimerkkiä. Kuvan 7 ‘Select Data Source’ -valikosta voit säätää akseleita ja piirrettäviä data sarjoja.

Vaikka saimmekin nyt melko helpolla aikaan kelvollisen kaavion, on silti syytä miettiä, että onko se selkeä ja mitä johtopäätöksiä siitä voi tehdä. Yksi huono asia tässä kaaviossa on eri myyjiä vastaavien käyrien päällekkäisyys. Se hankaloittaa yksittäisten käyrien tulkintaa. Tässä tapauksessa olisikin syytä miettiä, että kannattaisiko näitä jakaa vaikkapa eri kaavioihin tai voisiko kaaviota selkeyttää muokkaamalla vaikkapa sen kokoa, käyrien paksuutta tai värimaailmaa. Yleisestikin kannattaa olla varovainen piirrettäessä useita käyriä samaan kaavioon.

Lopullinen viivakaavio
Kuva 13: Lopullinen viivakaavio

Muokkasin kuvan 13 lopulliseen viivakaavion yllä mainitsemani asiat. Pienellä säädöllä sain kaaviosta mielestäni hieman helppolukuisemman, joskin kolme päällekkäistä käyrää kaavion alaosassa häiritsevät tulkintaa edelleen. Kuvan 13 viivakaaviosta voi kuitenkin nyt nähdä ainakin seuraavat asiat:

  1. Myyjien 1 ja 2 myynti näyttää hyvin satunnaiselta ja ei näytä olennaisesti muuttuneen kahden kuukauden aikana.
  2. Myyjän 3 myynti alkoi matalalta, mutta se on ollut tasaisessa nousussa kahden kuukauden ajan, vaikka siinäkin satunnaisvaihtelua.
  3. Kokonaismyynti on myös ollut tasaisessa kasvussa, ilmeisesti juurikin myyjän 3 ansiosta.
  4. Myyjä 1 on tasaisin suoriutuja; hänellä ei ole yhtäkään päivää, jona olisi tullut 0 kauppaa. Toisaalta hänen maksimimyyntinsä on myös alhaisempi kuin muiden.

Kuvassa 12 näkyy myös useita muita viivakaavio -tyyppejä. Näitä ovat pinottu viivakaavio ja 100%:n pinottu viivakaavio (engl. ‘Stacked Line’ ja ‘100% Stacked Line’). Lisäksi sieltä löytyy myös aluekaaviot sekä näistä kaikista vieläpä 3 – ulotteiset versiot! Nämä kaikki luodaan hyvin samaan tapaan, kuin tavallinen viivakaavio.

Pinotuissa kaavioissa eri datasarjojen arvot summataan yhteen siten, että:

  1. Alimmaksi käyräksi tulee vasemmanpuoleisin käyrä sellaisenaan
  2. Toiseksi alimmaksi tulee vasemman puoleinen käyrä + sitä seuraava käyrä
  3. Kolmanneksi alimmaksi tulee kolmen vasemmanpuoleisimman käyrän summa
  4. Ja niin edelleen

100%:n pinotut kaaviot toimivat samaan tapaan, mutta absoluuttisten arvojen sijaan piirretäänkin prosenttiosuus kokonaisuudesta. Etenkin pinotut viivakaaviot ovat kuitenkin melko vaikealukuisia, enkä suosittele niiden käyttöä. Pinotut aluekaaviot kertovat saman asian selkeämmin. Kuvassa 14 näkyy kuvan 1 datalle piirretty pinottu- ja 100%:n pinottu aluekaavio.

Pinottu- ja 100%:n pinottu aluekaavio
Kuva 14: Pinottu- ja 100%:n pinottu aluekaavio

HUOM! Pinottujen kaavioiden tapauksessa ei tule piirtää ‘Yhteensä’ -kolumnia, sillä pinottujen kaavioiden summauksesta johtuen kaikista ylin käyrä kertoo valmiiksi tämän arvon.

Kuvan 14 pinotusta aluekaaviosta (vasen) voi lukea tismalleen samat asiat, kuin kuvan 13 viivakaaviosta. Tulkinta saattaa jopa olla helpompaa, sillä käyrät eivät pinotussa kaaviossa luonnollisesti ole lomittain. Ensimmäisen ja neljännen mainitsemani pointin näkeminen tästä kaaviosta ei kuitenkaan ole summauksesta johtuen yhtä selkeää.

Kuvan 14 100%:n pinotusta aluekaaviosta (oikea) voi myös nähdä samoja asioita. Tästä kaaviosta näkee kaikista selkeimmin sen, että myyjän 3 osuus kokonaismyynnistä on tällä aikavälillä kasvanut (ja muiden myyjien osuus vastaavasti pienentynyt). Tästä kaaviosta ei kuitenkaan näe esimerkiksi sitä, että kokonaismyynti on kasvanut.

Pylväsdiagrammi ja Histogrammi

Pylväsdiagrammi (engl. column chart) ja histogrammi (engl. histogram) saattavat näyttää hyvin samankaltaisilta, mutta niillä on selkeitä eroja käytössä ja tulkinnassa. Pylväsdiagrammilla visualisoidaan kategorisoitavaa (diskreettiä) dataa pylväillä, joiden kaikkien leveys on sama ja pylväiden väliin jätetään tyhjää tilaa. Histogrammeilla sen sijaan kuvataan jonkin jatkuvan suureen jakaumaa vieri vieressä olevin pylväin. Tässä lisää eroja:

  1. Pylväsdiagrammissa pylväät ovat aina saman levyisiä, histogrammissa pylväiden ei tarvitse olla vakiolevyisiä
  2. Histogrammissa numeerinen data pitää jakaa luokkiin, pylväsdiagrammissa data on kategorista ja jakautuu näin ollen luonnollisesti eri luokkiin
  3. Histogrammissa pylvään pinta-ala on verrannollinen luokan prosentuaaliseen osuuteen, pylväsdiagrammissa vain pylvään korkeudella on väliä
  4. Histogrammissa pylvään leveys kuvaa luokkaväliä, pylväsdiagrammissa leveys on kaikilla luokilla sama ja ei kuvaa mitään
  5. Pylväsdiagrammissa luokkien järjestyksellä ei ole väliä, histogrammissa luokat sen sijaan tulee järjestää luokkien alku- ja loppuarvojen mukaan suuruusjärjestykseen

Histogrammi

Histogrammin luontiin on kaksi hieman toisistaan eroavaa tapaa Excelissä. Ensimmäinen on hyvin samankaltainen, kuin kaikkien muidenkin kaavioden piirtäminen:

  1. Valitse ensin tiedot, joista haluat piirtää histogrammin. Tässä esimerkissä tarkastelemme eri myyjien kuukausittaista myyntiä ja yrityksen kuukausittaista kokonaismyyntiä kahden kuukauden aikaväliltä (kuvan 1 data). Piirretään näistä kaikista erilliset histogrammit.
  2. Kun oikeat tiedot on valittu, niin navigoi ‘Insert’ -välilehdelle ja klikkaa ‘Charts’ kohdasta pylväsdiagrammin kuvaketta ja valitse ensimmäinen vaihtoehto (‘Clustered Column’)
Histogrammin luonti Excelissä
Kuva 15: Histogrammin luonti

Näin saatiin aikaan myyjän 1 päivittäisen myynnin jakautumista kuvastava histogrammi. Tästä täytyy korjata vähintään otsikko järkeväksi ja lisätä akseleille selitteet. Muutenkaan tämä ei mielestäni ole tällaisenaan kovin hyvä histogrammi. Automaattisesti valitut luokkarajat eivät ole kovin hyvät. Luokkien määrää voi tässä histogrammissa muokata seuraavasti:

  1. Tuplaklikkaa kaaviota, niin että oikealle aukeaa sama valikko kuin kuvassa 9
  2. Klikkaa x-akselia, tai valitse auenneesta valikosta ylhäältä ‘Horizontal Axis’
  3. Avaa ‘Axis options’ valikko
  4. Valitse ‘Bins’ valikosta jokin muu vaihtoehto kuin ‘Automatic’, vaikkapa ‘Number of bins’
  5. Kirjoita kenttään sopiva numero
Histogrammin luokkien määrän muokkaus Excelissä
Kuva 16: Histogrammin luokkien määrän muokkaus

Kuvassa 16 tehtynä yllä mainitut muutokset, ja luokkien määräksi valittu 8. Tällä tavalla luodun histogrammin muokkaus on kuitenkin melko rajallista. Luokkarajoja ei esimerkiksi pysty manuaalisesti määrittämään, ja anakaan tässä tapauksessa en ole tyytyväinen lopputulokseen. Myös ‘Bin width’ vaihtoehdolla voi koittaa säätää luokkia, mutta siltikään luokkarajoja ei voi itse valita.

Toinen, enemmän kustomointia mahdollistava tapa luoda histogrammi Excelissä on hyödyntää ‘Data Analysis’ -lisäosaa. Toimi näin:

  1. Määritä luokkarajat
  2. Navigoi ‘Data’ -välilehdelle
  3. Klikkaa ‘Analysis’ -kohdasta ‘Data Analysis’. Jos sinulla ei näy ‘Analysis’ -kohtaa ja/tai ‘Data Analysis’ nappulaa, niin tässä ohjeet sen aktivoimiseen.
  4. Valitse näin aukeavasta valikosta ‘Histogram’ ja klikkaa ‘OK’
  5. Määrittele näin aukeavaan valikkoon oikea ‘Input Range’ ja ‘Bin Range’. Valitse myös halutessasi sopiva ‘Output Range’ (oletuksella Excel tulostaa kaavion muuten uuteen taulukkoon). Klikkaa myös ‘Chart output’ -täppä aktiiviseksi, niin kaavio tulostuu. Klikkaa lopuksi ‘OK’
Histogrammin luonti 'Data Analysis' työkalulla Excelissä
Kuva 17: Histogrammin luonti ‘Data Analysis’ työkalulla

Kuvassa 17 näkyy tällä tavoin luotu histogrammi myyjän 1 myyntidatalle. Myös tässä kaaviossa tulee määrittää sopiva otsikko ja nimet akseleille. Luon nyt vastaavat histogrammit jokaiselle myyjälle sekä määritän kaikille samat, sopivat luokkarajat. Viimeistelen myös kaaviot ulkoasullisesti tekemällä seuraavat asiat:

  1. Vaihdan otsikon ja akseleiden nimet sopiviksi
  2. Poistan turhan käyrän selitteen (sininen neliö ja teksti ‘Frequency’) klikkaamalla sitä ja painamalla ‘Delete’ -näppäintä
  3. Poistan pylväiden väliin jäävän tyhjän tilan (niinkuin histogrammista kuuluu) klikkaamalla jotakin palkkia hiiren oikealla näppäimellä, valitsemalla ‘Format Data Series…’ ja säätämällä oikealle aukeavasta valikosta ‘Gap Width’:in 0%:iin
  4. Lisään pylväille reunaviivat kohdan 3. valikosta klikkaamalla ensin ‘Fill & Line’ -ikonia, valitsemalla tästä valikosta ‘Border’ -valikon ja täältä valitsemalla asetuksen ‘Solid line’ ja vaihtamalla vielä viivan värin mustaksi
  5. Poistan ‘More’ -luokan klikkaamalla kaavion aktiiviseksi, ja rajaamalla ‘Data Analysis’ -työkalun luomasta taulukosta (josta histogrammi saa datansa) tähän histogrammiin viittaavasta alueesta alimman ‘More’ -rivin pois
Viimeistellyt histogrammit
Kuva 18: Viimeistellyt histogrammit

Näin saatiin kolme hyvää myyjien päivittäisen myynnin jakaumaa kuvaavaa histogrammia. Tulkintaa ja keskinäistä vertailua helpottaa yhteiset luokkarajat. Näistä voi osin päätellä samoja asioita kuin aiemmistakin kuvaajasta. Näistä näkee jälleen esimerkiksi sen, että myyjä 1 on tasaisin suoriutuja, hänen myyntinsä osuu pienimmälle välille. Myyjän 3 jakauma sen sijaan on kaikista levein, eli hänen myynnissään on ollut suurin vaihtelu. Näistä kuvaajista ei kuitenkaan näe esimierkiksi, että miten myynti on kehittynyt ajassa.

Pylväsdiagrammi

Näin luot pylväsdiagrammin Excelissä:
  1. Valitse ensin tiedot, joista haluat piirtää pylväsdiagrammin. Tässä esimerkissä tarkastelemme eri myyjien kuukausittaista myyntiä ja yrityksen kuukausittaista kokonaismyyntiä kahden kuukauden aikaväliltä (kuvan 1 data).
  2. Kun oikeat tiedot on valittu, niin navigoi ‘Insert’ -välilehdelle ja klikkaa ‘Charts’ kohdasta pylväsdiagrammin kuvaketta ja valitse vaikkapa ensimmäinen vaihtoehto (‘Clustered Column’)
Pylväsdiagrammin luonti Excelissä
Kuva 19: Pylväsdiagrammin luonti

Näin saatiinkin jo melko hyvä ja selkeä pylväsdiagrammi. Kaavion otsikko pitää vielä vaihtaa tilannetta kuvaavaksi ja y-akselille tulee lisätä selite. Kaaviota voi myös hieman kasvattaa luettavuuden helpottamiseksi. Halutessasi voit myös muokata värimaailmaa tai ulkoasua muuten. Konsultoi tässä tapauksessa pistekaavio esimerkkiä.

Viimeistelty pylväsdiagrammi
Kuva 20: Viimeistelty pylväsdiagrammi

Kuvassa 20 näkyy viimeistelty pylväsdiagrammi. Tästä voi lukea ainakin seuraavia asioita:

  1. Myyjien 1 ja 2 myynti pysynyt tammi- ja helmikuussa jotakuinkin vakiona. Helmikuun tulos on molemmilla hieman tammikuuta pienempi, mutta tämä johtunee tässä tapauksessa siitä, että helmikuu on 3 päivää tammikuuta lyhyempi.
  2. Myyjän 3 myynti on suurin piirtein kaksinkertaistunut tammikuusta helmikuuhun!
  3. Koko yrityksen myyntikin on kasvanut mukavasti. Niinkuin jo aiemmin viivakaavion perusteella arvelin, se johtuu nimenomaan myyjän 3 myynnin kasvusta.

Kuvassa 19 näkyy myös muita pylväsdiagrammivaihtoehtoja. Näitä ovat pinotut pylväsdiagrammit, 100%:n pinotut pylväsdiagrammit ja näistä kaikista löytyy lisäksi 3 – uloitteiset versiot sekä palkkikaavio versiot. Palkkikaaviossa akselit on vain vaihdettu päittäin pylväsdiagrammiin verrattuna. Kaikki nämä luodaan ja niitä muokataan samaan tapaan kuin tavallisia pylväsdiagrammeja. Pinotut pylväsdiagrammit ja palkkikaaviot toimivat samaan tapaan kuin pinotut viiva- ja aluekaaviot, joskin pylväsdiagrammin ja palkkikaavion tapauksessa tulkinta on helpompaa.

Ympyräkaavio

Ympyräkaavio (engl. pie chart) tunnetaan myös ympyrädiagrammina, sektorikaaviona sekä piirakkakaaviona. Ympyräkaaviossa ympyrä jaetaan sektoreihin, joiden pinta-ala ja samalla kaaren pituus kuvaa kyseistä sektoria vastaavan osan prosenttiosuuteen kokonaisuudesta. Ympyräkaavio on siis omiaan havainnollistamaan jonkin asian osuuksien suhteita toisiinsa ja kokonaismäärään suurpiirteisesti. Lisäksi ympyräkaavio on visuaalisesti miellyttävä. Nämä seikat selittävät sen suosiota.

Toisaalta ympyräkaaviota on kritisoitu muunmuassa siitä, että tarkkoja eroja eri sektorien kokojen välillä on vaikea hahmottaa. Esimerkiksi pylväsdiagrammi on usein ympyrädiagrammia parempi vaihtoehto, jos eri luokkien koot ovat lähellä toisiaan. Toisaalta ympyräkaavioon voi lisätä prosenttiosuudet tai absoluuttiset arvot selitteeksi, mutta näiden tarvitseminen kieliikin juuri kaaviolle ominaisesta hankalalukuisuudesta. Myös liian usean sektorin lisääminen kaavioon sekavoittaa sitä. Nyrkkisäännöksi suositellaan maksimissaan kuutta yksittäistä sektoria.

Tarvittaessa jotakin sektoria voi korostaa kaaviossa irrottamalla sen ympyrästä. Jos jotakin sektoria halutaan tarkastella tarkemmin, tästä sektorista voi myös piirtää oman ympyräkaavionsa.

Näin luot ympyräkaavion Excelissä:

  1. Valitse ensin tiedot, joista haluat piirtää ympyräkaavion. Tässä esimerkissä tarkastelemme eri myyjien myyntiä tammikuussa (kuvan 1 data).
  2. Kun oikeat tiedot on valittu, niin navigoi ‘Insert’ -välilehdelle ja klikkaa ‘Charts’ kohdasta ympyräkaavion kuvaketta ja valitse ensimmäinen vaihtoehto (‘Pie’).
Ympyräkaavion luonti Excelissä
Kuva 21: Ympyräkaavion luonti

Näin saatiin kuvassa 21 näkyvä ympyräkaavio. Parannellaan tätä kaaviota vielä seuraavasti:

  1. Vaihdetaan otsikko sopivaksi
  2. Tehdään kaaviosta hieman suurempi valitsemalla kaavio aktiiviseksi ja venyttämällä sitä hiirellä kulmasta
  3. Lisätään sektorien sisään selitteet, jotka kertovat myyjän, hänen myynnin prosenttiosuuden sekä myynnin absoluuttiset arvot. Tähän ohjeet kuvassa 22.
  4. Poistetaan alhaalta nyt ylimääräiseksi jäänyt selite
Ympyräkaavion muokkaus Excelissä
Kuva 22: Ympyräkaavion muokkaus

Näin saatiin kuvassa 22 näkyvä ympyräkaavio. Tästä kaaviosta näkee pikaisella vilkaisulla eri myyjien osuudet tammikuun kokonaismyynnistä. Halutessasi voit viilata ulkoasua vielä mieleiseksesi. Konsultoi tässä tapauksessa pistekaavio esimerkkiä.

Usein ympyräkaavioissa laitetaan nyrkkisääntönä sektorit suuruusjärjestykseen siten, että suurin sektori alkaa klo 12 kohdalta myötäpäivään ja sitä seuraa toiseksi suurin sektori jne. Tässä tapauksessa järjestys on kuitenkin myyjien numero, mikä on myös perrusteltua.

Muut Excelin tukemat kaaviot

Excel tukee myös useita muita kaaviotyyppejä. Esittelen tässä vielä niiden pääpiirteitä pikaisesti.

Pivot-kaavio

Pivot kaavio (engl. Pivot chart) on visualisaatio pivot taulukosta. Pivot taulukko on eräs Excelin parhaista työkaluista monenlaisten yhteenvetojen tekoon yksityiskohtaisesta datasta. Pivot-kaavio ja -taulukko ovat kytkettyinä toisiinsa; mikä vain muutos taulukossa vaikuttaa kaavioon ja toisinpäin.

Kaaviona Pivot-kaavio eroaa siinä mielessä muista tässä artikkelissa esitellyistä kaavioista, että Pivot taulukosta voi piirtää oikeastaan minkä tahansa tyyppisen kaavion. Täältä löydät lisää tietoa Pivot-taulukoista ja täältä Pivot-kaaviosta.

Yhdistelmäkaavio

Yhdistelmäkaavio (engl. combo chart) yhdistää vähintään kaksi kaaviolajia toisiinsa. Tämä voi joskus olla hyödyllistä, jos vaikkapa yksi akseli säilyy eri data sarjoille samana, mutta toinen akseli ei. Tällöin samassa kaaviossa voidaan visualisoida useita asioita samanaikaisesti, ja esimerkiksi korrelaation näkeminen saattaa helpottua. Yhdistelmäkaaviota käytettäessä kannattaa kuitenkin varoa, ettei kaaviosta tule sekava. Tyypillistä on yhdistää esimerkiksi pylväsdiagrammi ja viivakaavio.

Täältä löydät lisää tietoa yhdistelmäkaavioiden käytöstä.

Hierarkia- ja auringonsädekaavio

Hierarkiakaaviota (engl. treemap) voi hyödyntää visualisoimaan tilanteita, joissa jokin asia jakautuu luokkiin ja edelleen aliluokkiin. Eri luokkien ja aliluokkien suuruus kuvataan tässä kaaviotyypissä pinta-alana, kun taas luokka kuvataan värillä. Kaaviota luetaan siis samaan tyyliin kuin ympyräkaaviota.

Auringonsädekaavio (engl. sunburst chart) on hyvin samankaltainen kuin hierarkiakaavio, joskin se muistuttaa ympyräkaaviota vielä enemmän. Auringonsädekaaviolla pystyy visualisoimaan useampia aliluokkia kuin hierarkiakaaviolla. Hierarkiakaaviosta saattaa sen sijaan olla helpompi nähdä eri asioiden suhteita toisiinsa.

Täältä löydät lisää tietoa hierarkia- ja auringonsädekaavioista.

Vesiputouskaavio

Vesiputouskaaviossa (engl. waterfall- tai stock chart) juoksevaa, kumulatiivista summaa päivitetään vasemmalta oikealle luettaessa lisäämällä tai vähentämällä arvoja. Lisäys ja vähennys tyypillisesti värikoodataan eri värein lukemisen helpottamiseksi. Vesiputouskaaviolla voidaan visualisoida jonkin alustavan arvon kehitystä väliarvoilla, jotka johtavat lopulliseen arvoon. Tätä kaaviotyyppiä käytetään erityisesti finanssialalla.

Täältä löydät lisää tietoa vesiputouskaaviosta.

Suppilokaavio

Suppilokaavio (engl. funnel chart) muistuttaa palkkikaaviota, mutta palkit keskitetään ja ne tyypillisesti pienenevät ylhäältä alas. Tästä seuraa suppilomainen muoto ja kaavion nimi. Tyypillisesti kaaviota käytetään kuvaamaan prosesseja, joissa jokin arvo pienenee vaiheittain. Suppilokaaviosta onkin helppo nähdä, miten prosessin eri vaiheet vaikuttavat kyseiseen arvoon.

Täältä löydät lisää tietoa suppilokaaviosta.

Pörssikaavio

Pörssikaavio (engl. stock chart) nimensä mukaisesti soveltuu hyvin pörssidatan esitykseen. Valitse tämä kaaviotyyppi, kun haluat samanaikaisesti esittää eri päiville useita eri tietoja, kuten avaushinnan, sulkemishinnan, ylimmän- ja alimman hinnan ja/tai volyymin.

Täältä löydät lisää tietoa pörssikaaviosta.

Pintakaavio

Pintakaavio (engl. surface chart) soveltuu tilanteisiin, joissa haluat esittää kaksiulotteista dataa. Tällöin siis jokin arvo riippuu kahdesta muuttujasta. Tällöin voi piirtää pinnan, jonka korkeus, väri ja/tai muoto indikoi arvon suuruudeen kyseisillä muuttujien arvoilla, jotka luetaan kahdelta muulta akselilta. Tällaisesta kaaviosta on helppo lukea esimerkiksi jonkin kahdesta muuttujasta riippuvan arvon minimi tai maksimi sekä sen sijainti (niiden kahden muuttujan arvot, joilla minimi tai maksimi saavutetaan).

Täältä löydät lisää tietoa pintakaaviosta.

Säteittäinen kaavio

Säteittäinen kaavio (engl. radar chart) vertailee johonkin luokkaan kuuluvia kolmea tai useampaa arvoa suhteessa keskipisteeseen. Kaavioon voi piirtää useita eri käyriä kuvaamaan eri luokkien arvoja, jolloin näiden eri luokkien keskinäinen vertailu on kätevää.

Täältä löydät lisää tietoa säteittäisestä kaaviosta.

3. Hyvän kaavion pääpiirteitä

Kaaviot ‘koodaavat’ datan visuaalisen muotoon. Lukijan täytyy siis purkaa tämä koodaus kaaviota tulkittaessa. Tämä onnistuu helpoiten, kun kaavion tekijä on ottanut tämän huomioon ja suunnitellut kaavion mahdollisimman helppolukuiseksi. Tässä kappaleessa käyn läpi muutamia hyvän kaavion nyrkkisääntöjä.

1. Valitse sopiva kaaviotyyppi. Tämä lienee kaikista tärkein valinta selkeää datan kuvaamista varten. Aiheesta puhuttiin kappaleessa 2.

2. Nimeä akselit, merkitse yksiköt sekä lisää selitteet data sarjoille tarvittaessa. Nämä ovat tärkeitä perusasioita kaavion luettavuuden takaamiseksi.

3. Varmista kaavion selkeys . Datapisteiden ja/tai sarjojen pitää olla helposti näkyvillä, eikä esimerkiksi peittyä muiden elementtien taakse.

4. Valitse kuinka paljon dataa näytät samassa kaaviossa. Liika data samassa kaaviossa hankaloittaa lukemista. Samaan kaavioon kannattaa kuitenkin usein lisätä useita datasarjoja vertailun helpottamiseksi (verrattuna useaan erilliseen kaavioon). Kaavion suunnittelussa tulee siis löytää sopiva tasapaino näiden välillä.

5. Minimalismi on valttia. Lisää vain elementtejä, joista on hyötyä. Älä lisää turhia elementtejä, jotka eivät kerro mitään tai helpota kaavion lukemista. Vältä esimerkiksi turhia varjostuksia, koristeita, värejä ja 3-ulotteisia kaavioita (silloin kun niitä ei tarvita). Kaavioon kuitenkin voi ja kannattaa lisätä elementtejä, jotka korostavat asioita jotka haluat kaaviolla kertoa.

6. Kaavion otsikon tulee olla selkeä, kuvaava ja hyödyllinen. Kekseliäällä otsikolla voit myös kiinnittää lukijan huomion niihin asioihin kaaviossa, jotka haluat hänen huomaavan. Mutta tarvitseeko otsikkoa ylipäänsä? Esimerkiksi tieteellisessä tekstissä kaavioita ja kuvaajia ei tule otsikoida, vaan saman asian ajaa kuvateksti. Kaavion ympärille tulevat elementit siis käytännössä määrittävät, että pitääkö/kannattaako otsikkoa käyttää.

7. Kysy lopuksi itseltäsi “onko tämä selkeä kaavio?” Hyvä tapa on myös näyttää valmista kaaviota kaverille ja kysyä heiltä, että miten he tätä tulkitsevat. Jos heidän tulkinta vastaa sinun tulkintaasi, on kaavio todennäköisesti onnistunut.

4. Tulosta kaavio Excelistä

Viimeinen asia, jonka joudut Excelissä kaaviolle tekemään on usein sen tulostaminen kuvaksi, jonka voit sitten liittää vaikkapa PowerPoint esitykseesi, Word dokumenttiisi tai mihin tahansa muuhun yhteyteen jossa satut kaaviota tarvitsemaan. Tähän on useita eri tapoja, joista monet ovat samankaltaisia. Käyn tässä kappaleessa läpi kolme vaihtoehtoista tapaa tämän saavuttamiseksi.

1. ‘Save as Picture…’ -toiminto

Tällä toiminnolla voit kätevästi tallentaa kaavion kuvaksi. Portable Network Graphics eli .png -tiedosto on kuvan oletustallennusmuoto. Suosittelen käyttämään tätä, sillä se on yleisesti hyvin tuettu kuvaformaatti, joka säilyttää kuvan alkuperäisen laadun. Toinen hyvä vaihtoehto on Scalable Vector Graphis (.svg). Tämä tiedostomuoto tallentaa kaavion vektorigrafiikkana, jolloin sitä voi skaalata eri kokoisiksi laadun kärsimättä. Tämä tiedostomuoto ei kuitenkaan ole yhtä laajasti tuettu.

Kaavion tallentamiseksi kuvatiedostona toimi näin:

  1. Klikkaa haluamaasi kaaviota hiiren oikealla näppäimellä ja valitse ‘Save as Picture…’
  2. Valitse printattavan kaavion sijainti, nimi sekä tiedostomuoto ja klikkaa ‘Save’
Kaavion tallennus kuvaksi Excelissä
Kuva 23: Kaavion tallennus kuvaksi

Kuvassa 23 tämä prosessi kuvattuna. Näin saat valitsemaasi kansioon kuvan kaaviosta valitsemassasi tiedostomuodossa valitsemallasi nimellä.

Kuvan 23 ensimmäisessä vaiheessa näkyy myös vaihtoehto ‘Copy’. Tätä klikkaamalla voit myös kopioida kuvan kaaviosta leikepöydällesi ja liittää sen johonkin kuvankäsittelyohjelmaan, esimerkiksi Paint:iin. Kuvankäsittelyohjelmalla voit sitten tallentaa kuvan haluamassasi muodossa.

2. Printtaa kaavio

Printtaamalla kaavion saat sen .pdf -tiedostoksi. Toimi näin:

  1. Valitse haluamasi kaavio aktiiviseksi elementiksi
  2. Navigoi ‘File’ välilehdelle ja klikkaa ‘Print’
  3. Muuta halutessasi tulostuksen asetuksia, kuten tulostettavan .pdf -sivun kokoa, marginaaleja ja orientaatiota ja klikkaa sitten print. Tulostimeksi pitäisi olla automaattisesti valittuna vaihtoehto, joka ‘tulostaa’ .pdf -tiedoston tietokoneellesi
  4. Valitse printattavan kaavion sijainti ja nimi ja klikkaa ‘Save’
Kaavion printtaus Excelissä
Kuva 24: Kaavion printtaus

Kuvassa 24 tämä prosessi kuvattuna. Näin saat valitsemaasi kansioon .pdf -tiedoston valitsemallasi nimellä, jossa kaavio näkyy valitsemillasi tulostusasetuksilla.

3. Tallenna Excel -tiedoston kaikki kaaviot

Edellä esitellyillä tavoilla yksittäisten kaavioiden vienti ulos Excelistä onnistuu helposti. Jos sinulla on kuitenkin samassa Excel -tiedostossa useita eri kaavioita ja haluat tulostaa ne kaikki, niin siihen löytyy kätevä kikka. Tällä tavalla saat tulostettua kaikki kyseisen Excel -tiedoston kaaviot .png tyyppisinä kuvatiedostoina. Toimi näin:

  1. Kun kaikki kaaviot ovat valmiita, navigoi ‘File’ -välilehdelle ja klikkaa ‘Save as’ painiketta
  2. Klikkaa ‘More options…’
  3. Valitse tiedoston tallennus sijainti ja nimi
  4. Klikkaa tiedoston tallennusmuoto -valikko auki ja valitse ‘Web Page’
  5. Tarkista, että sinulla on valittuna ‘Save Entire Workbook’ ja lopuksi klikkaa ‘Save’
  6. Klikkaa Excelin varoitukseen ‘Yes’
Usean kaavion samanaikainen tallennus Excelissä
Kuva 25: Usean kaavion samanaikainen tallennus

Kuvassa 25 tämä prosessi kuvattuna. Näin saat valitsemaasi kansioon uuden kansion, jonka nimi on ‘*valitsemasi nimi*_files’, jonka sisältä löydät muunmuassa kaikki Excel -tiedostosi kaaviot .png kuvina! Muista tiedostoista sinun ei tarvitse välittää.

Lue Seuraavaksi

Miten tehdä alasvetovalikko

Leave a Comment

Your email address will not be published.