Yritysten kasvattaessa liiketoimintaansa on tärkeää, että johto asettaa yrityksen eri funktioille ja toiminnoille konkreettisia ja mitattavissa olevia tavoitteita joiden toteutumista seurataan aktiivisesti.
Tätä tarkoitusta varten on olemassa käsite Key Performance Indicator – eli KPI-mittari. KPI-mittareiden avulla yritys voi seurata toimintojensa suorituskykyä ja niille asetettujen tavoitteiden toteutumista.
Tässä artikkelissa perehdytään tarkemmin KPI-mittareiden määritelmään, luomiseen ja hyödyllisyyteen.
Mitä ovat KPI-mittarit
KPI-mittarit ovat mitattavia suureita, joiden tarkoituksena on kuvata jonkin toiminnon tai yksikön tasoa tai suorituskykyä. KPI-mittarien tavoite on helpottaa kvantitatiivisten tavoitteiden asettamista yrityksen eri toiminnoille ja yksiköille.
KPI:t muodostavat tavoitteita ja päämääriä joihin tiimit yrityksessä tähtäävät. Esimerkiksi mainonnan click-through-rate eli osuus mainoksen klikkaajista voi olla yksi markkinoinnin KPI-mittari.
KPI:t toimivat myös hyvinä mittareina joiden avulla voidaan tutkia ja kehittää yrityksen toimintaa. Esimerkiksi jos havaitaan että Google mainosten klikkausten taso on laskenut aiemmasta, voidaan yrittää muuttaa mainosten sisältöä paremmin asiakkaita houkuttelevaksi.
KPI:ta voidaan käyttää yrityksen kaikissa funktioissa. Erityisesti taloudessa, HR:ssä, markkinoinnissa ja myynnissä. KPI:t auttavat näitä funktioita kehittymään oikeaan suuntaan ja parantamaan liiketoiminnan edellytyksiä ja kasvua.
Yleensä KPI-mittareille asetetaan jokin aikaan sidottu tavoite, jonka aikana organisaatio pyrkii saavuttamaan tämän tavoitteen. Nämä tavoitteet ovat yleensä sidottu yrityksen strategiaan ja auttavat kehittämään yrityksen liiketoimintaa haluttuun suuntaan.
KPI-mittareita seuraavat tahot pystyvät näin ollen tarkkailemaan tavoitteiden toteutumista ja tarvittaessa reagoimaan oikeasuhtaisesti, jotta tavoitteisiin päästään.
Miksi KPI-mittarit ovat tärkeitä
KPI:t ovat tärkeitä varmistamaan, että tiimit tekevät oikeita asioita jotka tukevat organisaatiota sen tavoitteiden saavuttamiseksi. Tässä on isoimpia syitä KPI-mittareiden käyttämiseen.
- Pitää tiimit linjassa: Oli kyseessä sitten projektien onnistumisen mittaaminen tai työntekijöiden suoritusten mittaaminen, KPI:t ohjaavat tiimit tekemään töitä organisaation asettamien tavoitteiden hyväksi
- Mahdollistaa organisaation kunnon mittaamisen: KPI:t antavat realistisen käsityksen organisaation kunnosta ja nykytilasta aina riskitekijöistä taloudellisiin tunnuslukuihin
- Mahdollistaa muutosten tekemisen: KPI:t auttavat helpommin näkemään organisaation onnistumiset ja epäonnistumiset, jotta johto voi tehdä tarvittavia muutoksia ajoissa. Näin voidaan tehdä enemmän asioita jotka ovat onnistuneet ja vähemmän asioita jotka ovat epäonnistuneet
- Pitää tiimit vastuullisena: KPI:t toimivat myös hyvinä mittareina, joiden avulla voidaan seurata ovatko työntekijät tuottaneet lisäarvoa ja saaneet aikaan toivottuja asioita. Näin ollen työntekijät näkevät paremmin oman suorituskykynsä ja johtajat osaavat tehdä parempia kannustimia
KPI-mittari tyyppejä
KPI:t tulevat useissa väreissä. Jotkut yritykset ovat tottuneet mittaamaan kuukausittaista kehitystään, kun taas jotkut pidemmän aikavälin kehitystä. KPI-mittareita yhdistää se tekijä, että ne ovat aina linkitetty strategisiin tavoitteisiin.
Tässä esimerkkinä yleisimpiä KPI tyyppejä, joita yrityksissä käytetään.
- Strateginen: Strategiset KPI:t ovat ison kuvan suorituskyvyn indikaattoreita, joilla monitoroidaan organisaation tavoitteiden saavuttamista. Yrityksen johto käyttää usein yhtä tai kahta strategista KPI:ta selvittääkseen miten organisaatiolla menee kullakin ajanhetkellä. Esimerkkejä strategisista KPI:sta voivat olla oman pääoman tuotto, liikevaihto tai markkina-osuus
- Operatiivinen: Operatiiviset KPI:t mittaavat yleensä suorituskykyä lyhyemmällä tähtäimellä, ja ovat fokusoituneempia organisaation prosesseihin ja niiden tehokkuuteen. Esimerkkejä operatiivisista KPI-mittareista ovat myynti alueittain, keskimääräiset kuukausittaiset kuljetuskustannukset tai mainoskampanjan cost per acquisition (CPA)
- Funktionaalinen yksikkö: Monet KPI-mittarit ovat sidottuja johonkin tiettyyn funktioon yrityksessä, kuten IT-osastoon tai talousosastoon. IT-osasto saattaa esimerkiksi seurata tiketin ratkaisuun menevää keskimääräistä aikaa tai keskimääräistä käytettävyysaikaa, ja talousosasto saattaa seurata konsernin käyttökate-prosenttia tai kokonaispääoman tuottoa. Funktionaaliset KPI:t voidaan luokitella joko strategisiksi tai operatiivisiksi
- Eteenpäin katsovat ja historialliset: Riipumatta määritellyn KPI:n tyypistä, sen asettajalle pitäisi olla selvää onko KPI eteenpäinkatsova vai historiallinen. Eteenpäin katsovat KPI:t mittaavat tulevia tapahtumia kun taas historialliset KPI:t mittaavat jo toteutuneita tapahtumia. Organisaatiot käyttävät sekoitusta molemman tyyppisiä KPI:tä varmistamaan, että ne seuraavat tärkeimpiä asioita
Miten rakentaa tehokkaita KPI-mittareita
Datan paljouden keskellä voi olla houkuttelevaa mitata aivan kaikkea mahdollista ja luoda paljon eri mittareita – ainakin asioista joita on helpointa mitata. KPI-mittareita luodessa on kuitenkin tärkeintä pitää huoli siitä, että ne mittaavat vain sellaisia asioita jotka auttavat organisaatiota pääsemään liiketoiminnan tavoitteisiin.
Strateginen ulottuvuus on tärkeää pitää mielessä kun ludaan KPI-mittareita. Alla on lueteltuna joitakin parhaaksi todettuja ajatusmalleja onnistuneiden KPI-mittareiden luomiseksi.
- Määrittele miten KPI-mittareita käytetään: Puhu niille ihmisille jotka tulevat seuraamaan KPI-mittareista koostettuja raportteja ja kysy heiltä, mitä asioita he haluavat liiketoiminnallaan tai funktiollaan saavuttaa. Tämä auttaa kehittämään sellaisia KPI-mittareita jotka ovat arvokkaita liiketoimintojen johdolle ja käyttäjille
- Liitä KPI-mittarit strategisiin tavoitteisiin: Jos KPI-mittarit eivät liity yrityksen strategiaan ja liiketoiminnan tavoitteisiin, eivät ne ole hyödyllisiä organisaatiolle vaikka ne olisi linkitetty eri funktioihin kuten HR, markkinointi ja taloushallinto. KPI-mittareita luodessa pitää aina miettiä miten ne auttavat organisaatiota ja yritystä etenemään strategian ja tavoitteiden mukaisesti
- SMART periaate: Tehokkaat KPI-mittareiden tavoitteet noudattavat monesti SMART periaatetta. SMART lyhenne tulee sanoista Specific, Measurable, Attainable, Realistic ja Time-Bound. Tämä tarkoittaa, että KPI-mittareiden tavoitteet asetetaan eksakteiksi, tarkasti mitattaviksi, saavutettaviksi, realistisiksi ja aikamääreeseen sidotuiksi. Esimerkkinä seuraavat KPI-tavoitteet, kuten “Kasvata myyntiä 5% kvartaalissa” tai “Kasvata Net Promoter Scorea (NPS) 25% seuraavan kolmen vuoden aikana”
- Pidä KPI-mittarit selkeinä: Tärkeää on, että kaikki ihmiset organisaation tasoista riippumatta ymmärtävät KPI-mittareiden tavoitteet ja miten niitä mitataan. Näin ollen työntekijät organisaatiossa osaavat toimia siten, että liikutaan kohti tavoitteiden toteutumista
- Iteroi: Kun markkinat, asiakkaat ja organisaatio muuttuvat, voi tulla tarpeen muuttaa asetettuja KPI-mittareita paremmiksi. On siis tärkeää olla suunnitelma valmiina sen varalta, että KPI-mittareita täytyy muuttaa muuttuneessa tilanteessa
- Vältä liiallista KPI-mittareiden määrää: Liiketoimintatiedon hyödyntäminen on antanut organisaatioille paljon dataa ja datavisualisointimahdollisuksia. Tämä on tehnyt monien liiketoimintojen ja funktioiden suorituskyvyn mittaamisen ja seuraamisen helpoksi. On kuitenkin tärkeää pitää mielessä, että KPI-mittarit ovat määritelmällisesti sidottuina kaikkein tärkeimpiin strategisiin tavoitteisiin. Näin ollen ei kannata luoda liikaa turhia KPI-mittareita, vaan pitää fokus kaikkein tärkeimmissä ja vaikuttavimmissa
Ajatuksia
KPI-mittarit ovat melkinpä pakollinen osa nykyaikaisen yrityksen suorituskyvyn ja strategian toteutumisen seurantaa.
KPI-mittarit mielletään usein pelkästään operaatioihin liittyviksi, mutta tosiasiassa niiden suurin hyöty saadaan kun niitä käytetään monissa organisaation eri funktioissa pitämässä huolta siitä, että kaikki organisaation eri elimet tekevät oikeita asioita liiketoimintastrategian ja organisaation eteenpäin viemiseksi.
Hyvien KPI-mittareiden luomiseksi on tärkeää pitää mielessä ne periaatteet, joita tässä artikkelissa on käyty läpi. Tärkeintä on välttää liiallista KPI-mittareiden luomista siihen pisteeseen, etteivät työntekijät osaa enää priorisoida ja hahmottaa niistä kaikista tärkeimpiä.